KI-Agenten im Einkauf: Die Lieferantensuche hinter dem Login

Die Lieferantenselbstauskunft, jenes Formular, das der Einkauf eines Großkunden in schöner Regelmäßigkeit verschickt, gilt bei vielen Zulieferern als lästige Pflichtübung. Womöglich ist sie das am meisten unterschätzte Dokument im ganzen Vertrieb. Sie landet nämlich selten in einem Aktenordner. Sie wird in ein Lieferantenportal eingetragen, Feld für Feld, und genau in diese Portale bauen die Anbieter der großen Einkaufsplattformen inzwischen KI-Agenten ein, die Einkäufern Lieferanten vorschlagen sollen.

Eine Einschränkung gehört an den Anfang, weil der Rest dieses Beitrags von ihr lebt. Was ein solcher Agent einem Einkäufer antwortet, sieht niemand von außen. Die Frage, die Antwort und jeder Name darin bleiben hinter dem Login des Konzerns. Kein Crawler kommt dorthin, keine öffentliche Schnittstelle liefert es aus, und kein Monitoring-Werkzeug, unseres eingeschlossen, weiß, was dort gesagt wurde. Prüfen lässt sich dagegen das Material, aus dem ein solcher Agent vermutlich schöpft. Und das stammt zu einem erstaunlich großen Teil vom Lieferanten selbst.

Warum die Fragebögen mehr geworden sind

Wer größere deutsche Konzerne beliefert, hat den Zuwachs an Fragebögen in den vergangenen Jahren am eigenen Schreibtisch erlebt. Ein wesentlicher Grund trägt einen Namen, den man nur einmal ausschreibt: Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz. Das LkSG verpflichtet große Unternehmen mit Sitz in Deutschland, in ihren Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten zu beachten, um Risiken vorzubeugen oder sie zu minimieren. Die Risikoanalyse beginnt beim Lieferanten, und am bequemsten erhebt man sie per Fragebogen: Verhaltenskodex unterzeichnet, Umweltmanagement vorhanden, Vorlieferanten benannt.

Das Gesetz selbst ist in Bewegung. Die Bundesregierung hat einen Entwurf zu seiner Änderung vorgelegt, den der Bundestag am 16. Januar 2026 in erster Lesung beraten hat. Danach soll die jährliche Berichtspflicht entfallen, und sanktioniert werden sollen nur noch schwere Verstöße. Die Sorgfaltspflichten selbst bleiben nach dem Entwurf bestehen. Für den Zulieferer heißt das, nüchtern betrachtet: Weniger Papier beim Kunden bedeutet nicht automatisch weniger Fragen an den Lieferanten. Welche Pflichten Ihr eigenes Haus konkret treffen, klärt allerdings Ihre Rechtsabteilung oder Ihr Anwalt und nicht ein Blogbeitrag.

Der zweite Grund ist banaler. SAP ist ein deutsches Unternehmen, und für viele Mittelständler, die an deutsche Großkonzerne liefern, gehört Ariba seit Jahren zum Alltag: die Einladung per E-Mail, das Lieferantenkonto, die Pflichtfelder, das Zertifikat als PDF im Upload. Die Selbstauskunft ist dort kein Brief mehr, sondern ein Datensatz. Datensätze aber kann eine Maschine lesen.

Was die Plattformen angekündigt haben

Zwei Ankündigungen genügen, um die Richtung zu zeigen, ohne daraus einen Produkttest zu machen. Coupa hat am 18. November 2025 eine Reihe von Agenten vorgestellt, darunter einen Navi Supplier Discovery Agent, der Einkaufsverantwortlichen helfen soll, über Anfragen in natürlicher Sprache passende Lieferanten zu finden. Wenige Wochen zuvor, am 6. Oktober 2025, hatte Coupa eine Vereinbarung zur Übernahme von Scoutbee bekanntgegeben, einer KI-gestützten Plattform zur Lieferantensuche mit eigenem Netzwerk. Im Mai 2026 zeigte SAP auf seiner Sapphire eine Familie von Joule Assistants für den Einkauf, darunter einen Sourcing Assistant, der den Beschaffungsprozess vom Entwurf der Ausschreibung bis zur Empfehlung einer Verhandlungsstrategie begleiten soll, und einen Supplier Management Assistant zur Steuerung der Lieferantenbasis.

Was keine der beiden Ankündigungen in den öffentlichen Unterlagen ausführt: auf welche Daten der Agent genau zugreift, wenn er einen Lieferanten vorschlägt. An dieser Stelle muss man langsamer werden. Was folgt, ist eine Überlegung darüber, wie solche Plattformen aufgebaut sind, und keine Beschreibung der internen Technik eines Anbieters. Die zu dokumentieren ist Sache der Anbieter.

Woraus ein Agent im Portal schöpfen kann

Ein öffentlicher Assistent antwortet aus dem, was er im Training aufgenommen hat, und aus Seiten, die er beim Antworten abruft. Ein Agent in einer Einkaufsplattform beginnt woanders: bei den Daten, die dort ohnehin liegen.

• Die Lieferantenstammdaten des Kunden. Freigegebene Lieferanten, die Warengruppen, für die sie qualifiziert sind, Ergebnisse der Lieferantenbewertung, frühere Ausschreibungen, Verträge, Einkaufsvolumen. Ein Agent, der sich darauf stützt, wird vernünftigerweise zu Firmen neigen, die der Kunde schon kennt und schon bezahlt.
• Das Lieferantennetzwerk der Plattform. Beide Anbieter betreiben Netzwerke, in denen Lieferanten ein Profil pflegen. SAP beschreibt Business Network Discovery als Abgleich zwischen den Ausschreibungen der Einkäufer und Profilen, in denen Lieferanten ihre Produkte, Leistungen und belieferten Regionen angeben. Ein Profil ist das, was ein solcher Abgleich über Sie lesen kann. Sonst nichts.
• Katalogdaten. Wer einen Katalog in ein Netzwerk einstellt, macht aus Artikelbeschreibungen, Teilenummern und Preisen Datensätze der Plattform statt Text auf einer Website, den erst jemand finden müsste.
• Externe Daten, soweit der Anbieter sie hinzunimmt. Dass Coupa eine Plattform zur Lieferantensuche mit eigenem Netzwerk kauft, deutet auf Interesse an Lieferanten jenseits des bestehenden Stamms hin. Wie viel davon beim Agenten ankommt und woher, muss Coupa sagen, nicht wir.

Gegenüber dem offenen Web ist das eine andere Art von Problem. Dort hängt eine Nennung davon ab, was viele unabhängige Seiten in der Sprache der Frage über Sie schreiben, gewichtet nach Regeln, die außerhalb der Modellhersteller niemand kennt. Im Portal ist die Beweislage schmaler und sehr viel wörtlicher: eine Warengruppe, ein Lieferland, ein Zertifikat mit Ablaufdatum, eine Katalogzeile. Eine Website, die Präzisionszerspanung in flüssiger Prosa beschreibt, kann einer Anfrage zur Fünfachsbearbeitung von Titan trotzdem zugeordnet werden, sofern es irgendwo drinsteht. Ein Profil in der falschen Warengruppe oder in gar keiner ist dagegen kein schwaches Signal. Grenzt der Agent die Kandidaten zuerst nach Warengruppe ein, wie es jede herkömmliche Lieferantensuche tut, kommt dieser Datensatz gar nicht erst in die engere Wahl.

Für Exporteure kommt eine Asymmetrie hinzu. In den Stammdaten eines ausländischen Kunden stehen die eingesessenen Lieferanten, und das ist in dessen Markt meist ein heimischer Betrieb, nicht Sie. Das Netzwerkprofil ist der einzige Teil dieses Datenbestands, den ein Neuling selbst schreiben kann.

Die Inventur an einem Nachmittag

Dafür braucht es kein Werkzeug, weder unseres noch ein anderes. Es braucht einen Nachmittag und die Zugänge, die in den meisten Häusern ohnehin existieren, sobald ein Großkunde einmal über eine solche Plattform eingeladen hat.

Die eigentliche Hürde ist selten technisch, sondern organisatorisch. Das Lieferantenkonto hat der Vertrieb angelegt, weil der Kunde es verlangte. Die Zertifikate verwaltet die Qualitätsleitung, die Selbstauskunft hat vielleicht die Buchhaltung ausgefüllt, und den Katalog pflegt, wenn überhaupt, jemand aus der Auftragsabwicklung. Jeder hat seinen Teil ordentlich erledigt, nur zusammengesehen hat ihn niemand. Wer die Inventur ernst nimmt, legt deshalb zuerst fest, wem das Profil gehört, und erst danach, was darin stehen soll.

• Welche Konten es gibt, und wie viele. Nicht selten existieren mehrere Lieferantenkonten derselben Firma, angelegt von verschiedenen Kollegen für verschiedene Kunden und von niemandem im Besonderen gepflegt. Eines davon ist vermutlich das mit der alten Anschrift.
• Die Selbstauskunft auf aktuellem Stand. Standorte, Managementsysteme, Ansprechpartner, die Antworten zu Umwelt und Menschenrechten. Ein Fragebogen, der vor drei Jahren ausgefüllt wurde, beschreibt ein Unternehmen, das es so vielleicht nicht mehr gibt.
• Warengruppen und Lieferregionen. So spezifisch, wie das Portal es zulässt, und nicht die breiteste Kategorie, die gerade noch stimmt. Als Lieferregionen die Märkte, in die Sie tatsächlich liefern.
• Zertifikate und ihre Daten. Qualitätsmanagement, branchenspezifische Zulassungen und alles, was eine Qualifizierung üblicherweise abfragt. Die gültige Fassung hochgeladen, die abgelaufene entfernt, die nächste Rezertifizierung dort vermerkt, wo ein Mensch sie sieht. Ein abgelaufenes Zertifikat im System sagt einer Prüfung genau das, was es sagt, auch wenn die neue Urkunde seit Wochen im Postfach der Qualitätsleitung liegt. Das Begleitschreiben liest niemand, auch kein Agent.
• Katalog und Produktbeschreibung. Beschreibungen in den Worten, mit denen ein Einkäufer sucht, Teilenummern passend zum Datenblatt, Einheiten sauber angegeben. Ein Katalog, der für die Rechnungsstellung gebaut wurde, taugt für die Lieferantensuche oft wenig.
• Die Sprache der Freitextfelder. Eine Firmenbeschreibung, die nur auf Deutsch vorliegt, sagt dem Einkäufer in Lyon oder Bilbao wenig. Wo ein Feld freien Text erlaubt, lohnt die Frage, in welcher Sprache der Kunde arbeitet, den Sie gewinnen wollen.
• Ansprechpartner. Eine passende Anfrage, die bei einem Kollegen landet, der das Haus vor drei Jahren verlassen hat, ist keine Anfrage.

Bleibt die Grenze vom Anfang. PSentry misst, was ChatGPT, Claude, Gemini und Perplexity über eine Marke sagen, Sprache für Sprache und Markt für Markt, mit 2 Durchläufen im Monat. Das ist die öffentliche Hälfte der Lieferantensuche: der Konstrukteur, der einen offenen Assistenten fragt, bevor überhaupt eine Ausschreibung angelegt ist. Über das, was ein Agent im Portal eines Kunden vorschlägt, sagt es nichts, und redlicherweise lässt sich von außen nichts anderes behaupten.

Verbunden sind die beiden Hälften trotzdem. Wer Ihren Namen zuerst von einem öffentlichen Assistenten hört, sucht Sie vielleicht im Netzwerk. Wem das Portal Sie vorschlägt, der schaut womöglich im offenen Web nach, bevor er zur Angebotsabgabe einlädt. Beobachten und pflegen muss man sie aber getrennt. Die öffentliche Hälfte lässt sich messen. Die andere lässt sich nur in Ordnung halten, was weniger aufregend klingt und für einen Zulieferer, der gefunden werden will, deutlich näher liegt.